Почему Corpwiki  это лучший инструмент для проектных организаций

Многие организации "делают проекты" для своих клиентов.
Это всевозможные консалтинговые фирмы, IT организации, франчайзи и т.д.
Как правило, в процессе выполнения, проекта сотрудники организации много взаимодействуют с сотрудниками заказчика.
В процессе работы "рождается" множество документов.
Разнообразные технические задания, протоколы встреч, уставы и тому подобные артефакты.
При этом документы часто обсуждаются, комментируются и правятся. Появляются новые версии документов.
Многие используют для этих взаимодействий электронную почту или общие файловые ресурсы.
При этом информация становится "разрозненной", разбросанной по различным ресурсам.
При подключении к проекту нового участника, сбор уже существующей информации может быть довольно сложным.
И как ответ на все эти проблемы, появляется желание использовать какую то единую среду взаимодействия.
Некий инструмент "общения" заказчика и исполнителя.
Вариантов таких инструментов существует очень много:

• Трекеры задач: jira, redmine, mantis и т.д.
• Вики системы: Confluence, Mediawiki, XWiki и т.д.
• Различные облачные хранилища.

Эти системы направлены на разные аспекты управления и методов их применения существует множество.

Мы, в серии статей постараемся показать особенности Corpwiki (основанной на XWiki) как системы для управления проектами.

Начать мы хотим с функции, которая представлена в Corpwiki лучше, чем в любой другой системе.

И эта функция называется суб-вики.

Суб-вики

Суб-вики это отдельное изолированное пространство в пределах установленного экземпляра вики.
В таком пространстве свои пользователи, своя структура документов, свои шаблоны и даже возможно свое оформление.
Это выглядит совершенно как отдельная вики.
Но при этом такое пространство является частью основной вики.
Пользователи имеющие доступ к основной вики, так называемые глобальные пользователи, могут получить доступ к суб-вики без особых хлопот.
Но помимо глобальных пользователей, в такую суб-вики можно пригласить новых, сторонних пользователей.
Для этого используется особый механизм приглашений по электронной почте.
Приглашенные пользователи становятся суб-пользователями, и имеют доступ только к этой суб-вики.
Технически суб-вики представляет собой отдельную базу данных.
Поэтому безопасность доступа гарантирована.

Кроме того, разделение на уровне базы данных позволяет вносить в разные суб-вики свои независимые модификации функциональности и иметь свой набор плагинов если это необходимо.

Как создать суб-вики

Как выглядит процесс работы с суб-вики?

Пользователь вики имеющий права на создание суб-вики, переходит в раздел где создаются суб-вики

В данном разделе он может посмотреть список уже созданных суб-вики (1) а также создать новую (2)

Конечно администратор системы может настроить создание новых вики и из других мест интерфейса.

При создании новой суб-вики, нужно указать лишь имя (1), уникальный код (2), описание чтобы всем было понятнее для чего эта суб-вики (3).

Также можно установить признак того, что создаваемая вики будет являться шаблоном для других вики.

На следующем шаге, можно задать параметры доступа к данной суб-вики.

А также сразу выбрать пользователей которые должны иметь доступ.

При этом, если указать тип членства при котором только администратор может добавлять, то остальные пользователи не будут знать о существовании данной суб-вики.

 После нажатия на кнопку "Создать" система создаст новую суб-вики с заданными параметрами.

 После создания вики, вы можете независимо ее редактировать, настраивать, управлять пользователями.

Но при этом, у вас будет общее пространство  по всем вики.

Пользователь будет иметь возможность искать по всем вики к которым имеет доступ или перемещать документы между ними.

Вот например как выглядит поиск (о котором мы рассказывали в статье Поиск в XWiki) если у вас несколько суб-вики:

Если поиск производится в глобальной вики

И если поиск делается в суб-вики

Как видите, поиск в суб-вики происходит только в ее пределах.

Выводы

Таким образом, механизм суб-вики делает систему Corpwiki лучшим проектным инструментом для совместной работы с заказчиком.

В следующих статьях мы расскажем как приглашать пользователей и о других особенностях использования суб-вики.